セキュリティ管理を楽にするために、チームスペースを活用した事例です。(エンタープライズプランがベースの話です。) 原則、チームで使う場合は設定（２枚目の画像）で、外部共有の禁止、他のワークスペースへの複製禁止、エクスポート禁止します。あとは、ゲストの禁止。 そして、その範囲内でチームスペースの権限を設定します。基本は、さきほどのワークスペースの設定を引き継ぎます。 これはワークスペースオーナーがチームスペースオーナーを兼務してると上書き（オーバーライド）が可能です。一応、設定から確認はできますが、この例外扱いが増えると割と大変です。 そこで、こんなチームスペースの使い方を共有します。 ノチコン〜プレイグラウンドまでは、ワークスペースの設定通り。 外部共有、ゲストOK...は、オーバーライドでワークスペース設定より緩くしています。 そして、外部共有チームスペースの中に「ノチコンHQ - 外部共有」として、他のワークスペースとクロスするように設定しています。 例えば、フォームで外部に共有したいが、それによって集めたアイテムは内部で管理したい場合。このDBは「ノチコンHQ - 外部共有」に配置し、「ノチコンHQ」にページリンクやページメンションを配置しておきます。 その時に視覚的にわかりやすいように、チームスペースごとに同じアイコンと色を採用しています。 チーム運用する際は「パッと外部共有したい」「ゲストを呼びたい」場合のルール決めやフローがまたいるとは思いますが。。。

https://x.com/taiki_pien/status/2009175264010621342?s=46 このポスト、よくいう タスクの「緊急度」と「重要度」のマトリクスについての意見です ノチコンには、これに関しての僕の意見とNotionでの扱い方を述べます ◾️まずは、僕の考えです ぼくもタスク管理において全く同じ考えです。 タスクに対して、 緊急度と重要度という指標は存在しますが、それぞれ特徴があります ①緊急度: 期限に近づくにつれ緊急度は高くなる。つまり特徴としては時間の進行方向と緊急度の上昇率は比例 →自動で変化 ②重要度: タスクを取り巻く環境や、プロジェクト内におけるタスク自体の位置と役割によって決まる。比例するものは基本的にない。自身の戦略によって決まる →手動で変化 ですが、ここで重要なのが 「重要度には基準が無い」ということです。 緊急度には、「時間」という絶対的な基準があるのに対して、 重要度には、これといった絶対基準はなく、相対的です。 なので、 基本的に緊急度が高いタスクは、自動的に重要度が高くなります。 なので、 タスクは基本的には ①「緊急度が高くて重要度が高い」 ②「緊急度が低くて重要度が高い」 ③「緊急度が低くて重要度が低い」 この3種類しかなく、 ①と②（重要度が高いもの）のみに集中できていると、成長速度も高いし、インパクトも大きい状態だと言えます。 ただ、 ④「緊急度が高くて重要度が低い」タスク をしている場合もあります。 それは、そもそも不必要なプロジェクトなどを展開している時に発生します。 組織的には、何のメリットももたらさないが、 「伝統でやらなきゃいけない」 「上層部の許可がおりないから方向性を変えれない」 このような理由で、 あきらかに不要なプロジェクトが発生している場合が多々あり、 この場合に 本来の組織にとっては 重要は低いが、期限などが設定されてしまっていて緊急度が高い④のタスクが発生し、組織のリソースが無駄になってしまいます。 なので、 どのようなプロジェクトに集中すべきか、 ここから戦略的に考えるのが大前提で大事な話です。 ◾️Notionでの扱い方 なので、 タスクDBなどに、重要度や緊急度をプロパティとして設定する方は多いと思いますが、 重要度→チェックボックスプロパティ 緊急度→数式プロパティ このように設定するのが最適だと思います。 重要度を、選択プロパティなどで⭐️、⭐️⭐️、⭐️⭐️⭐️などで分ける場合もありますが、僕的にはあまりお勧めしません。 結局重要度っていうのは大きく見れば長期スパンでの見方で変わる場合が非常に多いです。 例えば ①2026.2までに終わらせたいプロジェクトのタスク ②2026.6までに終わらせたいプロジェクトのタスク ③2026.12までに終わらせたいプロジェクトのタスク があったとして、 2026.1時点なら、 たぶん ①の重要度は⭐️⭐️⭐️、②の重要度は⭐️⭐️、③の重要度は⭐️、と設定するかた多いと思います。 ですが、これ2026.5とかになると ①は終了しているので無視、②の重要度は⭐️⭐️⭐️、③の重要度は⭐️⭐️と変化すると思います。 なので、これ手動で複数選択できるプロパティにしているとめちゃくちゃ更新めんどくさいです。 なので、重要度プロパティは 「重要ならTrue、重要じゃないならFalse」と基準はこれだけでOKです。 で、緊急度に関しては「期限・締切を基準に自動で算出される仕組み」にしておくのがいいです。 例えば 「期限まで残り1ヶ月、残り1週間、当日、期限切れ、あとはプロジェクト開始日から期限までの日数で何%経過したかの経過率」などなど、これらを数式プロパティで用意しておきます。 すると、明らかに期限まで残り少しの物や、期限切れのものは緊急度が高いと判定されます。 で、ここからが大事で もう一つ数式プロパティを作成し、 重要度のプロパティと、緊急度のプロパティを参照して、 「重要」 「重要・緊急」 「緊急」 などと自動で算出されるプロパティを作成したり、独自でスコアリングなどを作成しておくと、 長期的なプロジェクトや、タスク、単発のタスクなども全て合わせて管理がしやすくなります。 長くなりましたが、ぜひ意見ください笑

Mayu Ishikawaさんからの質問に対する回答です！ 「私はどうしても複雑にしてしまいがちなので、DB作成時に気にしている事など教えてほしいです。DBもたくさん作りがち。」 DB作成時の基本は「1データベース＝1意味・1目的」です。例えば、タスクとカレンダーを一緒にしない、などです。「このDBには何を記録して、何に使う？」という質問をDBを作る時にするようにしています。 ただ、Notionはこの原則からある程度外れても良いのがメリットだと思います！ 例えば、日報を毎日打つ必要があるとします。また、別で出退勤は必ず必要です。このような場合、原則通りだと日報DBと出退勤DBを作成するはずです。ただ、この2つはくっつけた方がDBも減りますし、メンバーも手数が減ります。 大きな方向性としては、日報ページを作ったら出勤時間が自動で入力される、コンテンツにその日の作業などを書く、退勤時にステータスを退勤とすると退勤時間が入力される。 色々言いましたが、慣れるまでは「1データベース＝1意味・1目的」。データベース間に共通点やアイデアがあるならくっつけてみて合理的か考えてみる。こんな感じで僕はDBを作ってます。 あとは以下のようなものがDBを作る時の参考にしてます。リレーションは最初はあえてつくらずに、めんどくさいですがテキストプロパティで入力→選択プロパティでフォーマット→リレーションの検討みたいに段階的にプロパティをレベルアップさせるのも手です。 Notionのリソースでよく出てくるDB=OKR(目標管理)、プロジェクト、タスク、ドキュメント（Wiki）、ミーティングノート オブジェクト(時間、人、物、場所のような現実世界の分類) あくまで僕の考え方なので、僕もみなさんのDBを教えてください！

ノチコンメンバーの皆さんに質問です！ あなたが「これがあるからNotionを使っている」と思う、最も便利だと感じる機能は何ですか？ 同じ機能でも「こう使うとめちゃ便利」や「初期の失敗エピソード」など、具体例があるほど盛り上がります！ 初心者、運用担当、ガチ勢それぞれ視点でのエピソードもぜひ共有してください。

ノチコンのみなさんへ！ Notionテンプレート作成の「これだけは絶対に入れる・やっておくべき！」というコツや外せないポイントを教えてください。 - 「これを意識したら運用がうまくいった」成功体験 - 「実は入れると失敗だった…」逆に不要だったもの - テンプレート作成で困った失敗談やその対策 例： 「右下に”この日時点のバージョン”と書くことで混乱が減った！」 「最初ガイド文を入れてなかったら、運用レベルが上がらず困りました」 「データベースは”ごちゃ混ぜ”よりシンプルに作った方が続く」 全員の”必需品・コツ”共有しましょう！みなさんの実例やアイディアもどんどん教えてください!