Jan 8 • 🧠 深掘り
森さんのポストに激しく同意しすぎて共有します
このポスト、よくいう
タスクの「緊急度」と「重要度」のマトリクスについての意見です
ノチコンには、これに関しての僕の意見とNotionでの扱い方を述べます
◾️まずは、僕の考えです
ぼくもタスク管理において全く同じ考えです。
タスクに対して、 緊急度と重要度という指標は存在しますが、それぞれ特徴があります
①緊急度:
期限に近づくにつれ緊急度は高くなる。つまり特徴としては時間の進行方向と緊急度の上昇率は比例
→自動で変化
②重要度:
タスクを取り巻く環境や、プロジェクト内におけるタスク自体の位置と役割によって決まる。比例するものは基本的にない。自身の戦略によって決まる
→手動で変化
ですが、ここで重要なのが 「重要度には基準が無い」ということです。
緊急度には、「時間」という絶対的な基準があるのに対して、
重要度には、これといった絶対基準はなく、相対的です。
なので、 基本的に緊急度が高いタスクは、自動的に重要度が高くなります。
なので、 タスクは基本的には
①「緊急度が高くて重要度が高い」
②「緊急度が低くて重要度が高い」
③「緊急度が低くて重要度が低い」
この3種類しかなく、
①と②（重要度が高いもの）のみに集中できていると、成長速度も高いし、インパクトも大きい状態だと言えます。
ただ、
④「緊急度が高くて重要度が低い」タスク
をしている場合もあります。
それは、そもそも不必要なプロジェクトなどを展開している時に発生します。
組織的には、何のメリットももたらさないが、
「伝統でやらなきゃいけない」 「上層部の許可がおりないから方向性を変えれない」
このような理由で、 あきらかに不要なプロジェクトが発生している場合が多々あり、
この場合に
本来の組織にとっては 重要は低いが、期限などが設定されてしまっていて緊急度が高い④のタスクが発生し、組織のリソースが無駄になってしまいます。
なので、 どのようなプロジェクトに集中すべきか、
ここから戦略的に考えるのが大前提で大事な話です。
◾️Notionでの扱い方
なので、
タスクDBなどに、重要度や緊急度をプロパティとして設定する方は多いと思いますが、
重要度→チェックボックスプロパティ
緊急度→数式プロパティ
このように設定するのが最適だと思います。
重要度を、選択プロパティなどで⭐️、⭐️⭐️、⭐️⭐️⭐️などで分ける場合もありますが、僕的にはあまりお勧めしません。
結局重要度っていうのは大きく見れば長期スパンでの見方で変わる場合が非常に多いです。
例えば
①2026.2までに終わらせたいプロジェクトのタスク
②2026.6までに終わらせたいプロジェクトのタスク
③2026.12までに終わらせたいプロジェクトのタスク
があったとして、
2026.1時点なら、
たぶん
①の重要度は⭐️⭐️⭐️、②の重要度は⭐️⭐️、③の重要度は⭐️、と設定するかた多いと思います。
ですが、これ2026.5とかになると
①は終了しているので無視、②の重要度は⭐️⭐️⭐️、③の重要度は⭐️⭐️と変化すると思います。
なので、これ手動で複数選択できるプロパティにしているとめちゃくちゃ更新めんどくさいです。
なので、重要度プロパティは
「重要ならTrue、重要じゃないならFalse」と基準はこれだけでOKです。
で、緊急度に関しては「期限・締切を基準に自動で算出される仕組み」にしておくのがいいです。
例えば
「期限まで残り1ヶ月、残り1週間、当日、期限切れ、あとはプロジェクト開始日から期限までの日数で何%経過したかの経過率」などなど、これらを数式プロパティで用意しておきます。
すると、明らかに期限まで残り少しの物や、期限切れのものは緊急度が高いと判定されます。
で、ここからが大事で
もう一つ数式プロパティを作成し、
重要度のプロパティと、緊急度のプロパティを参照して、
「重要」
「重要・緊急」
「緊急」
などと自動で算出されるプロパティを作成したり、独自でスコアリングなどを作成しておくと、
長期的なプロジェクトや、タスク、単発のタスクなども全て合わせて管理がしやすくなります。
長くなりましたが、ぜひ意見ください笑
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