15d • Supplay Chain
موظف شاطر شغال على شحنه مهمه
عيش معايا اللحظه كده ...
و تعالى نشوف موظف لوجيستيكس شاطر دخل مكتبه و عنده شحنه مهمه كالعاده من الصين الشقيق كالعاده برضه ....
حيعمل ايه :
1) قبل ما تبدأ — معلومات أساسية لازم تعرفها فوراً
- نوع البضاعة (مصنفة خطرة؟ حساسة لدرجات الحرارة؟ سلع إلكترونية؟)
- الوزن والحجم (Gross weight, Net weight, CBM, عدد الوحدات)
- Incoterms المتفق عليها (EXW / FOB / CFR / CIF / DAP / DDP) — هذا يحدد المسؤوليات والتكاليف.
- موعد الجاهزية (ETD / Ready to ship date) والـlead time المطلوب.
- قيمة البضاعة للتأمين وبيانات المورد (اسم، عنوان، رقم سجل تجاري، بيانات اتصال).
- هل العميل/المستلم في مصر له ترخيص استيراد أو رقم جمركي؟
2) خطوات تحضيرية (قبل الحجز) — أول 24–72 ساعة عمل
- تقييم المخاطر ومتطلبات الامتثال
- تأكد من قيود الاستيراد في مصر (منتجات محظورة/مقيدة) — لو فيها، اطّلع على تراخيص مطلوبة.
- تحديد طريقة الشحن (بحري عادةً للأحجام الكبيرة، جوي للسرعة أو قيمة عالية)
- حساب تكلفة تقديرية شاملة: freight + local charges in origin + origin docs + insurance + ocean freight/air freight + THC + customs clearance fees + inland transport in Egypt + duties & VAT.
- الاتفاق مع المورد على المستندات المطلوبة: Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading (B/L) أو AWB, Certificate of Origin (إذا مطلوب تفضيل جمركي)، أي شهادات فنية/صحية.
- اختيار نوع الحاوية / التعبئة: FCL (20’/40’) أو LCL أو Breakbulk، والتعبئة المناسبة للـstowage.
3) حجز الشحن (Booking) — بعد تأكيد الجاهزية
- احجز مسافة (space) مع Shipping Line أو NVOCC — عند الحجز اعرف ETD وETA ونوع الميناء (deep-sea أو feeder).
- اطلب تأكيد حجز من المورد ونسخة من B/L instructions: consignee / notify party كما يجب أن تظهر في المستندات.
- رتب تأمين Cargo Insurance بقيمة تجارية عادلة (Institute Cargo Clauses أو حسب الاتفاق).
4) إدارة الشحن في بلد المنشأ (China operations)
- التفتيش قبل الشحن (Pre-shipment inspection/QC) إن لزم.
- التنسيق مع مصنع المورد على جدول تحميل الشاحنة إلى الواجهة البحرية، التعبئة والتغليف، ووسم الحاويات.
- إرسال مستندات الحجز وPacking List وCommercial Invoice لخط النقل والوكيل المحلي.
- التأكد من دفع/ترتيب أي رسوم منشأ (if applicable) مثل local pick-up, terminal handling, documentation.
- استلام Bill of Lading – تحقّق: اسم المستلم والـnotify، الشروط (Clean / On-board)، واسم السفينة ورقم الرحلة.
5) خلال الرحلة (Transit) — المتابعة والتواصل
- تفعيل تتبع السفينة والحاويات (Vessel & Container tracking) — حدّد نقاط تحديث (ETD, Departure, Transhipment, ETA).
- أرسل Pre-alert للعميل/مستلم في مصر مع نسخة من Commercial Invoice, Packing List, B/L/AWB, ETA المتوقع.
- تابع أي تغييرات بالرحلة (delay, port congestion, blank sailing) وخطط بدائل (re-route أو shift to different sailing) إذا لزم.
6) إجراءات الوصول والتخليص في مصر
- الوصول الفعلي (ETA) — استقبل Arrival Notice من الوكيل المحلي (Shipping Agent).
- تحضير المستندات للجمارك: Commercial Invoice, Packing List, B/L or AWB, Certificate of Origin, Insurance Certificate, أي تراخيص أو شهادات فنية.
- تعيين مُخَصِّص جمركى (Customs Broker) — إرسال جميع المستندات ليقوم بتقديم البيان الجمركي (Import Declaration).
- حساب ودفع الرسوم والضرائب: الجمارك + ضريبة القيمة المضافة (VAT) + أي رسوم أخرى.
- فحص الفحص (Inspection / QA) إن طلبت الجمارك — رتب للمفتشين أو لإخراج الحاوية من الحرم الجمركي.
- استلام الحاوية/البضاعة من الميناء بعد سداد كافة المستحقات وتسوية أوامر الإفراج. رتب النقل الداخلي (truck/flatbed) للتسليم النهائي.
7) التسليم إلى العميل وإغلاق العملية
- التأكد من حالة البضاعة عند التسليم (POD – Proof of Delivery). صور، توقيعات، استلام بالعَرَض.
- معالجة أي نزاع/أضرار/نقص: فتح claim عبر التأمين أو التواصل مع shipping line حسب نوع المشكلة.
- إغلاق الفاتورة النهائية (Invoice reconciliation) وتحديث تقارير التكلفة (COGS على سبيل المثال).
- عمل تقرير أداء ما بعد الشحنة: ما نجح، ما فشل، مقترحات تحسين.
نصائح عملية لتكون أقوى موظف
- كن دقيقًا في المستندات؛ خطأ بسيط في اسم المستلم أو Incoterm يسبب تأخيرات كبيرة.
- اعمل Templates جاهزة (Booking request, Pre-alert, Arrival notice, POD request).
- استخدم أدوات تتبّع وتواصل موحدة (TMS، أنظمة تتبع الحاويات، Slack/WhatsApp للشحن الفوري).
- بِناء علاقات قوية مع وكلاء موثوقين في الصين ومصر — العلاقات تقلل من المشكلات وتسرّع الحلول.
- تعلم قراءة B/L جيدًا — نوع B/L (Original, Straight, Surrendered) يحدد كيفية تسليم البضاعة.
- ادرس Incoterms بعمق حتى تعرف من يتحمل أي تكلفة ومسؤولية.
- جهّز خطة بديلة للحالات الطارئة (delays, port strikes, blank sailings).
- دوّن كل شيء: كل مكالمة، إيصال، أو إيميل — السجل يحميك إن ظهر نزاع.
- تابع KPIs رئيسية: On-time arrival, Dwell time at port, Detention & Demurrage, Cost per shipment, Claim rate.
9) قائمة مستندات لازمة (Checklist)
- Commercial Invoice (تفصيلي بالأسعار والوحدات)
- Packing List (وصف العبوات وCBM)
- Bill of Lading / Air Waybill
- Certificate of Origin (إذا مطلوب تفضيل جمركي)
- Insurance Certificate / Policy
- Any special certificates (COC, Health, Phytosanitary, CE، إلخ)
- Purchase Order & Contract
- Import licence / Registration (إذا تطلب المنتج)
- Delivery order / POD عند التسليم
10) أمثلة سريعة على قوالب رسائل (سريعة وعملية)
- طلب حجز من العميل/الخط (عربي)
- الموضوع: Booking Request — PO: [رقم الطلب] — Shipper: [اسم المورد]
السلام عليكم،
الرجاء حجز مساحة للحاوية التالية:
نوع: 1 x 40’ GP
Commodity: [اسم السلعة]
Gross Weight/CBM: [أرقام]
ETD from [Port X] المتوقع: [تاريخ]
Final Destination: [Port Alexandria / Port Said]
أرجو تأكيد الحجز وإرسال booking confirmation وestimated ETA.
شكرًا، [اسمك] — [شركة]
- Pre-alert للعميل (عربي)
الموضوع: Pre-alert — Shipment [Ref#] — ETA [تاريخ]
السلام عليكم، الشحنة رقم [Ref] ستكون في طريقها ووصولها المتوقع [ETA]. المرفقات: Commercial Invoice, Packing List, B/L (copy). الرجاء التأكد من توافر بيانات المستلم وترتيب التخليص.
تحياتي، [اسمك]
11) أهم المشاكل الشائعة وكيف تتعامل معها
- تأخير /blank sailing: تواصل مع الناقل واحجز space لاحق أو رفّع شحنة إلى خط آخر إذا كانت حساسة زمنياً.
- أخطاء في المستندات: تصحيح فوري عبر تعديل Invoice أو B/L (Amendment) قبل الإصدار أو استبدال Originals.
- دعاوى تلف/فقد: فتح claim مع shipping line وinsurance فورًا، جمع أدلة (صور، POD، survey report).
- رسوم detention/demurrage: راجع أسباب التأخير وحاول التفاوض على جزء من الرسوم مع الوكيل إذا المشكلة بسبب طرف ثالث.
12) مقاييس قياس الأداء (KPIs) تقترح تراقبها بانتظام
- On-time ETD/ETA adherence (%)
- Transit time variance (planned vs actual)
-Demurrage & Detention days and cost per shipment
-Claim rate (number of claims / total shipments)
- Cost per TEU / Cost per shipment (شاملة كل التكاليف)
- Customer satisfaction / Delivery accuracy
0
0 comments
موظف شاطر شغال على شحنه مهمه
