Làm sao để hệ thống vận hành tự động 24/7 (và bạn không còn phải đau đầu giải quyết mọi thứ)?
Rất nhiều founder nghĩ rằng team của mình làm chậm, thiếu chủ động, hoặc cứ phải nhắn hỏi liên tục là vì họ “chưa giỏi”, “chưa hiểu việc”, “chưa quen việc". Nhưng sau khi Thảo làm việc với hơn hàng trăm chuyên gia và chủ doanh nghiệp, Thảo thấy vấn đề không nằm ở con người. → Vấn đề nằm ở hệ thống! • Khi không có tiêu chuẩn rõ ràng, team phải hỏi. • Khi không có quy trình rõ ràng, team không biết bắt đầu từ đâu. • Khi không có ranh giới quyết định, team không biết lúc nào được tự xử lý và lúc nào phải xin ý kiến. • Founder thì bị kéo vào từng chuyện nhỏ. • Team thì loay hoay từng ngày. - Khi Thảo bắt đầu xây Personal Media Company, điều làm Thảo nhẹ đầu nhất là team bắt đầu tự vận hành, tự biết cần làm gì, và làm nhanh hơn… mà không cần hỏi Thảo từng bước. Dưới đây là cách Thảo làm để team chạy được mà không cần Thảo cầm tay chỉ việc: - 1. Bộ tiêu chuẩn thương hiệu rõ ràng, dễ hiểu Ví dụ về làm nội dung, Thảo gom toàn bộ những gì liên quan đến cách viết và cách trình bày đóng gói thành bộ quy trình cụ thể như: • Cách mở bài + Cách triển khai + Từ nào không được dùng • Giọng viết như thế nào • Màu sắc ra sao + Bố cục hình ảnh như thế nào • Cách kể chuyện ra sao Khi tiêu chuẩn rõ ràng, team không phải nhắn “chị ơi bài này đã đúng chưa”. - 2. Lịch nội dung chi tiết tới từng bước nhỏ Social Manager nhìn vào là biết ngay: • Ngày nào đăng bài gì, đăng ở đâu, đăng lúc mấy giờ • CTA nào phù hợp • Mục tiêu của bài là gì • Nếu bài không đạt thì sửa cái gì trước Không còn chuyện phải hỏi founder mỗi ngày. - 3. Mỗi người tự viết quy trình của vai trò mình • Writer tự viết quy trình viết bài • Editor tự viết quy trình dựng video • Social Manager tự viết quy trình đăng bài Việc này giúp team hiểu rõ mình cần làm gì và chủ động cải tiến công việc mỗi tuần. Nếu một người nghỉ, người khác có thể vào làm theo ngay. - 4. Cách ra quyết định cho từng tình huống Team không phải hỏi “Chị ơi có nên đăng không?”, “Chị ơi thumbnail nào đẹp hơn?”, “Giờ nào đăng bài thì không flop?”.