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Ma première automatisation Pro
👋 Bonjour à tous,
Je partage ici un retour d'expérience sur un workflow n8n que j’ai réalisé et qui a transformé ma façon de gérer les inscriptions. Fini la saisie manuelle et les allers-retours fastidieux !
Le défi
Avant, la gestion des demandes de devis pour mes formations était un processus chronophage :
- Je devais relever les informations du client.
- Je créais le devis et la convention de formation manuellement pour chaque participant.
- Je les signais, les convertissais en PDF, puis les attachais à un e-mail.
La solution
J'ai mis en place un scénario simple et efficace avec n8n pour automatiser tout ce cycle. Le résultat est un vrai gain de temps et une expérience client soignée, du début à la fin.
- Formulaire Airtable : Le client remplit un formulaire qui me permet de collecter toutes les infos dont j'ai besoin (nom, prénom, adresse, choix de la formation, SIRET…).
- Génération automatique des documents : Derrière, n8n s'occupe de tout. Il prend les informations du formulaire, les injecte dans un modèle de devis pré-créé sur Google Docs (template).
- Export et archivage : Le document est instantanément converti en PDF, puis envoyé par Gmail. Je n'ai plus qu'à suivre le statut depuis ma base de données ! Le Workflow créé un numéro de devis.
- Envoi programmé : Le devis est envoyé par e-mail au client le lendemain matin. Ce petit délai volontaire est parfait pour garder une touche humaine et éviter l'effet "robot".
Le bénéfice
- Gain de temps massif : Je peux me concentrer sur d'autres tâches à forte valeur ajoutée.
- Processus sans faille : Zéro risque d'erreur de copie, et les documents sont toujours au bon format.
- Expérience client améliorée : Le client reçoit un document professionnel et personnalisé, dans des délais parfaits. Il lui restera a téléverser le devis signé qui ira dans ma base Airtable pour une autre gestion à automatiser.
Il ne s'agit pas d'une automatisation avec agent IA, il est important que ce soit très déterministe car il s'agit là de formations déjà prévues.
Je travaille à un nouveau workflow avec agent IA qui devra pourvoir me faire cela pour un seul client et des contraintes particulières sur la base d'un vocal.
En attendant, je partage le workflow pour retours et avis de la commu'.
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