May '25 • General discussion
Recibos Automaticos
Que tal chic@s.
Aqui les comparto una automatización sencilla en Make.
Y es... El cómo automaticé los recibos de un colegio.
Este es un colegio que, como la mayoría, tiene todos sus procesos totalmente manuales. (Bien para nosotros).
Un día, una tía que es contadora y les hace el trabajo administrativo a ellos, vino a mí pidiéndome que al menos la ayudara a hacer los recibos cada 15 dias para el colegio.
Asumo que intuyen cual fue mi respuesta.😅
Que sucedio despues?
Bueno pues, que no solo le dedique tiempo en hacer un nuevo formato en excel con diseño más moderno (el viejo tenía pinta que lo habían hecho con ganas de hacerlo feo, y cuando digo feo, es bien feo).
Si no que tambien automatice los recibos para 24 empleados cada 15 días, es decir un total de 48 recibos mensuales. (no se esperaban que automatizara todo esto)
Una tarea que solia tomar 2 horas en hacer, ahora la hacen en segundos con este pequeño sistema.
Así es como funciona:
1) 1er Escenario:
- Como primer paso, se importa el Archivo Excel a Google Sheets (solo por unica vez)
- El primer módulo en Make, muestra una lista de las hojas de cálculo (Sheets) que contiene el archivo, que basicamente son los recibos de cada empleado.
- El 2do modulo, lo que hace es actualizar las fechas de cada uno de los recibos al mes que corresponda.
Una vez actualizadas las fechas de los recibos, descargue todo el archivo entero en un solo pdf. Es decir, un PDF que contiene los 24 recibos en uno solo. Y luego los subi a google drive.
2) 2do Escenario:
- El módulo de PDF.co lo que hace es dividir el PDF que está en google drive y los separa, dejando un unico documento para cada Recibo.
- El siguiente modulo, sube cada recibo por separado a Gemini
- El segundo módulo de Gemini, lo que hace es analizar cada recibo y extrae el primer nombre y apellido de los empleados. Con el fin de nombrar los recibos (en el proceso vienen con un nombre prederterminado y no se distingue que recibo le pertenece a quien)
- Y por último, se suben los recibos ya separados y cada uno identificados con el nombre de los empleados a drive,
Y así fue que automatice los recibos de este colegio.
Desgraciadamente para hacer funcionar el sistema, hay ingresar a Make y correr cada escenario. (todo se puede automatizar)
Sin menciionar que, para actualizar la fecha de los recibos, hay que ingresar en el modulo de "Update Row" para cambiar la fecha (El formato no permite actualizarlo completamente) Y lo de descargar todos los recibos en un unico pdf y subirlo a la nube (que no recuerdo por qué no lo hice, supongo para ahorrar operaciones que ya quedaban pocos jaja)
PD: Espero que esta pequeña automatización, les ayude a entender que se pueden automatizar cosas tan simples como estas (y la gente no lo sabe). Y lo mejor es que en 15 minutos creas un sistema como este y ya lo tienes listo y funcionando para venderlo.
PD 2: Estaré subiendo más automatizaciones como este que he creado. Si quieren que haga uno en particular y me da tiempo hacerlo, con gusto lo haré. Con la intencion de aprender y que tambien aprendan
Nos vemos ;)
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